纠结的 GTD 之路——一个 GTD 初学者的心路历程

不知道是否所有 GTD 初学者都会像我一样,一开始会不断寻找 GTD 工具,对于网上各种 GTD 软件,像什么 Thinking Rock,mGSD,各种在线 GTD 工具,什么 RTM,todlodo,Doit.im,以及 GTD 笔记本之类的工具很神往,同时也很迷惑。到底什么才是适合自己的工具?

面对眼花缭乱的工具,如果不加以选择,只会在工具的海洋中迷失,从而离 GTD 的目标越来越远。我庆幸我终于明白自己到底需要的是什么,本文即是我那纠结的探索和选择的心路历程,写出来与大家分享,希望对正在同样纠结的朋友有所帮助。

工具,究竟需要何种工具?

刚接触 GTD 那会,就被其理论深深吸引,于是就有强烈的实践 GTD 的冲动。可是马上就发现,用于实现 GTD 的工具真是数不胜数。在这些工具中,大致分为软硬两类,一类即是借助现代科技,即软件来实现,另一类则是通过纸笔。在纸笔当中,有普通笔记本,还有专门的 GTD 笔记本。GTD 笔记本做得真是相当全面,GTD 流程从头至尾,收集,处理,清单……系统得很。软件里大致有三类,一类只是专注于行动清单的列表类,即 todo list 软件;还有是日历类像 Google calendar;还有就是很系统的像 thinking rock 这样的东西。

这些工具看起来都是那么地迷人,似乎打上了 GTD 的标签,就感觉它好像有无穷的魔力一般,内心总有一股冲动要把这些工具利用起来。可是全部都用肯定不现实,能有一种工具搞定所有一切不是很好吗?于是我开始寻找,想找到一个全面的 GTD 工具。

当初我就是这么傻,可能是因为太迷信 GTD,导致这些工具让我的心起了涟漪,和 GTD 的心如止水理念背倒而驰了,我都全然没有发觉。

渐渐地我发现,我只是在不断试验各种工具,我只是在不断迷茫,不断徘徊,我这根本就不是在 GTD。

其实,没有完美的工具

我们每个人都是这样的,总是希望有完美的工具,总希望用一种工具就完成所有的任务,总是希望能找到一把瑞士军刀。可是这恰恰是 GTD 的一个误区。在 GTD 的世界里,没有一把瑞士军刀。也许你会说 GTD 专用笔记本,或者 thinking rock 等设计以包含 GTD 整个流程的工具,其实,我觉得,这是没有必要的。并非 GTD 的每一个流程都要借助外部工具。

追本溯源,从 GTD 流程图开始

流程图这里就不提供了,相信大家都有,请读者好好看看流程图,然后再看下面的文字。

当我发现偏离 GTD 道路的时候,我开始认真思考这张 GTD 流程图。我恍然大悟,其实每一个环节都是不同的情景,需要借助不同的工具。生活就是不断地折腾,只要我们活着,就会不断有想法要去做些什么事情,无论是自己想做的还是别人希望你做的。只要你产生这样的想法了,而又觉得可以去做的话,那就把它记下来。

对照着流程图看,对于各种事物,决定是否可做的时候,简单一点完全用脑子就可以搞定了。再复杂的情况,拿张纸写写画画,或者借助思维导图。但是关键的一点是,这个过程是在分析,任何其实工具只是辅助分析的工具,就好比草稿纸,我们要的是最终的分析结果,结果出来后,草稿纸就可以扔了。

可能你不明白我到底想说明什么。我只是想说明,分析的过程有辅助分析的工具,不要把辅助分析的工具归到 GTD 工具里。每个人都有不同的思维方式,重要的是思考后的结果,到底某件事,是做,还是不做?

接下来两条路。如果做,少于 2 分钟,那就马上做。不能马上做的,记下来,以后再做。而这一过程的实现也根本不需要所谓有 GTD 工具,用脑子就可以搞定。

原来我所需要的 GTD 工具,只是一个 todo list 和一个日历

看到最后,我发现我需要的借助工具的地方只有两个,一个行动清单和一个日历。有了行动清单,我就知道下一步要做什么,而不用时刻在脑子里想着有什么事还没做。有了日历,我就知道在某个特定日期我需要做什么,而不用想着接下来会有什么约会。听起来像是废话对吗?可是脑子不需要去记忆这些事项,只需要集中精力在当下,这不正是心如止水吗?

当我明白 GTD 主要在于用脑子思考和分析,GTD 工具只是辅助记忆和提醒时,一切都明朗起来了。我无非就是需要一个提醒我接下来需要做什么事的 todo list,以及一个记录及提醒我特定时间或日期需要做什么事的日历。顺着这个思路,我得确定工具的形式。因为我的工作大多数时间在电脑前完成,所以我选择软件。而且,做为 todo list 来说,能够调整顺序,能够按情境筛选清单,总比写在纸上固定死要来得好。特别是某件事情需要我离开办公室时,我可以筛选一下,马上就可以看到还有哪些事情也要是离开办公室办的,就可以顺便一并搞定。另外,日历最好也具有提醒功能,这也是为什么我要把某个事项写进日历的原因。总之,软件工具最适合我。

目前我所使用的 GTD 软件

目前我用 TODOISTgoogle calendar。选择 TODOIST 的原因是因为它界面相当简洁,让我可以集中注意于清单,不会被其他无用的元素分散注意力。而且它还支持任务标签,作用相当于 GTD 里所谓的 context。而且是 web 应用,跨平台。要在 TODOIST 里新建一个任务,必须先建立一个项目。但是我没有把项目当做项目的概念来用,因为我觉得用标签来区分就完全足够了,项目建太多反而显得杂乱。我只建了两个项目,Work 和 Personal,并为两个项目分别建立三个子项目:Next Action, Waiting for 和 Someday/Maybe。各项目功用很明确,下面要做的记到 Next Action,委派的记到 Waiting for,将来想要实现的,记到 Someday/Maybe,还未来得及处理的事项就先记到顶层项目里,把顶层项目做为 Inbox 来使用。至于日历 google calendar,没什么好解释,免费的手机短信提醒,与 Android 手机同步,完全足够了。

GTD 是一种态度

其实在上一个标题中,我改了用词,不说 GTD 工具而说 GTD 软件。因为写到现在,我想说其实根本不存在什么 GTD 工具,因为 GTD 它不是工具,GTD 是一种方法,一种理念。用比较流行的话来说,GTD 是一种态度。GTD 不应该被任务一种工具固定了模式和套路,每个人都可以借助不同的工具来达到搞定的目的。这就好像武功的最高境界,并不在于一招一式,而是无招胜有招。

最后,衷心希望各位都能找到自己的 GTD 之路!